أولاً: تحديدها
الشعبة العربية لخبراء الأسماء الجغرافية مؤلفة من الخبراء العرب بالأسماء الجغرافية المكلفين من قبل دولهم بجمع وضبط وتوحيد ومعالجة أسماء الأماكن والمعالم الطبيعية في بلدانهم. وهي تشكل جزءاً من مجموعة خبراء الأمم المتحدة المعنيين بالأسماء الجغرافية (UNGEGN) التابعة للمجلس الاقتصادي والاجتماعي (ECOSOC).
ثانياً: أهدافها
أ- وضع الأسس والقواعد اللازمة لجمع وضبط وتوحيد واستخدام الأسماء الجغرافية العربية عل الصعيد الوطني والإقليمي والعالمي وحل جميع المشاكل اللغوية والصوتية التي تعترض توحيدها.
ب- تبادل الخبرات العلمية والتقنية التي تساعد جميع الدول الأعضاء في إيجاد السبل المؤدية إلى إصدار معاجمها الجغرافية الخاصة والمعجم الجغرافي العربي الموحد وغيرها من المواضيع ذات الاختصاص بعملها.
ج- وضع آليات للتعاون المشترك بين المنظمات العربية التي تتعامل بالعلوم الجغرافية عامة وصناعة الخرائط خاصة ومثيلاتها من المنظمات الإقليمية والدولية.
د- الاهتمام بالأسماء الجغرافية في الوطن العربي من حيث ضبطها وتوحيدها وتمكين جميع الدول الأعضاء في الشعبة العربية من استخدامها وكتابتها بطريقة موحدة.
هـ- إبراز الفوائد الكبيرة، الاقتصادية والاجتماعية والثقافية والتاريخية والدينية الناتجة عن جمع وضبط وحفظ وتوحيد الأسماء الجغرافية.
ثالثاً: مبادئ عملها
أ- يعمل الخبراء العرب للأسماء الجغرافية بالتعاون والتضامن فيما بينهم وتتخذ الشعبة قراراتها غير المتعلقة بالنظام الإداري بالإجماع وليس بالتصويت. وتُرسَل هذه القرارات بشكل توصيات إلى كل من جامعة الدول العربية – الإدارة الثقافية وللمؤتمر الدائم للأسماء الجغرافية في الأمم المتحدة حيث يُتخذ القرار النهائي بها. وتُرسل بشكل قرار إلى المجلس الاقتصادي والاجتماعي للتصديق عليه ونشره تمهيداً لتطبيقه من قبل جميع المنظمات العالمية ذات الصلة.
ب- لا تشكل المواضيع المتعلقة بسيادة الدول الأعضاء في الشعبة مواضيع بحث في أي اجتماع من اجتماعاتها على الصعيد المحلي أو الإقليمي أو الدولي.
ج- تستعين الشعبة العربية لخبراء الأسماء الجغرافية بالمبادئ والتوجيهات التي تعمل على أساسها مجموعة الخبراء العالميين بالأسماء وتتوخى في عملها تطبيق جميع مقررات المؤتمرات المحلية والإقليمية والعالمية السابقة التي أقرَّت على صعيد جامعة الدول العربية والمجلس الاقتصادي والاجتماعي التابع للأمم المتحدة.
د- تعمل هذه الشعبة ضمن إطار التقدم العلمي في مجال المعلومات الجغرافية والمعالجة اللغوية لعملية توحيد الأسماء الجغرافية. كما تعتمد الشعبة المعالجة المحلية للأسماء الجغرافية في كل بلد عضو فيها أثناء عملية توحيدها على الصعيد المحلي والإقليمي والدولي.
هـ- تعتمد الشعبة اللغة العربية كلغة رسمية بجميع مؤتمراتها واجتماعاتها ومعاملاتها على المستوى المحلي والإقليمي والدولي.
رابعاً: مهامها
تقوم الشعبة العربية لخبراء الأسماء الجغرافية بالأعمال التالية:
‌أ- العمل على تطوير الوسائل والآليات المناسبة لتوحيد الأسماء الجغرافية استنادا إلى القواعد والمتطلبات المعمول به في كل بلد عضو.
‌ب- تشجيع بحث ودراسة الخطوات النظرية والعملية المؤدية إلى توحيد الأسماء الجغرافية في البلدان العربية.
‌ج- التعاون مع الجهات اللغوية المعنية ولجان المعلومات الجغرافية والجهات ذات العلاقة للوصول إلى أفضل النتائج.
‌د- إنشاء الأجهزة اللازمة واللجان الفرعية الضرورية وتطوير الوسائل الفنية وإقامة حلقات التدريب الفني واللغوي لإنجاح عمل الشعبة في توحيد الأسماء الجغرافية.
‌ه- اتخاذ التدابير التي من شأنها نشر مبادئ وأنظمة توحيد الأسماء الجغرافية العربية ونقلها إلى الأحرف اللاتينية وغيرها من اللغات وحث العاملين في مجال صناعة الخرائط (الكارتوغرافيا) على تطبيق هذه المبادئ والأنظمة. والبقاء على اتصال دائم بالشعب الأخرى التابعة للأمم المتحدة لحمل جميع المنظمات العالمية على تطبيقها على الصعيد المحلي والإقليمي والعالمي.
‌و- تحضير أعمال المؤتمرات الإقليمية المعقودة على صعيد الدول الأعضاء، والمؤتمرات العالمية المعقودة على صعيد الأمم المتحدة وإيجاد السبل اللازمة لتطبيق قراراتها.
‌ز- تنسيق أعمال لجان الأصول اللغوية ولجان المعلومات الجغرافية وتشجيع أعضاء هذه اللجان التعاون للوصول إلى أفضل النتائج.
خامساً: التنظيم والتبعية
تتألف الشعبة العربية في عضويتها من مجموعة خبراء في الأسماء الجغرافية منتدبين من قبل الدول الأعضاء في هذه الشعبة وهي: المملكة الأردنية الهاشمية ، الإمارات العربية المتحدة ، مملكة البحرين ، الجمهورية التونسية ، الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية ، جمهورية جيبوتي، المملكة العربية السعودية، جمهورية السودان، الجمهورية العربية السورية، جمهورية الصومال الفدرالية ، جمهورية العراق، سلطنة عمان، دولة فلسطين ، دولة قطر، الاتّحاد القُمُري (جزر القُمُر) ، دولة الكويت، الجمهورية اللبنانية، دولة ليبيا ، جمهورية مصر العربية، المملكة المغربية، الجمهورية الإسلامية الموريتانية ، الجمهورية اليمنية.
سادساً: تأليفها
‌أ- تتكون الشعبة من هيئة عامة تمثل جميع الدول الأعضاء.
‌ب- يتكون أعضاء الهيئة الإدارية من رئيس ونواب للرئيس ومقرر ومحرر يتم انتخابهم من قبل الهيئة العامة لمدة أربع سنوات قابلة للتجديد لمرة واحدة. ويعتبر رئيس الشعبة مسؤولاً عن تفعيل عملها في المحافل العربية والدولية ويمكنه الاستعانة بجميع الوسائل المُتاحة في الدول الأعضاء. ويُمثل الشعبة لدى مجموعة خبراء الأمم المتحدة للأسماء الجغرافية. ويرأس المؤتمرات التي تُعقد ضمن مدة ولايته. وفي حال شغور مركز الرئيس لأي سبب من الأسباب ينوب عنه النائب الأول.
‌ج- تعمل الشعبة كهيئة استشارية تحت مظلة جامعة الدول العربية.
‌د- يحق للشعبة العربية لخبراء الأسماء الجغرافية أثناء انعقاد مؤتمراتها تشكيل لجان فرعية وفقاً للحاجة لدراسة مواضيع معينة بتكليف من الهيئة العامة وتقدم تقارير بنتائج أعمالها أثناء انعقاد المؤتمر العام للشعبة. وينتخب أعضاء اللجان الفرعية رئيساً لكل لجنة ونائباً للرئيس وأميناً للسر بالطريقة نفسها التي تنتخب فيها الهيئة العامة.
‌هـ- وتكون أيضاً جزءاً لا يتجزأ من الشعب المختلفة التابعة للمؤتمر الدائم للتسميات الجغرافية التابع للمجلس الاقتصادي والاجتماعي في الأمم المتحدة. وتتخذ من عمّان – الأردن مقراً دائماً لها .
يطبق أثناء عقد مؤتمرات الشعبة نظاماً داخلياً خاصاً معترفاً به من الهيئة العامة يوضع لهذه تنظيم وصلاحيات الشعبة العربية لخبراء الأسماء الجغرافية كما أقرت في المؤتمر العربي الثالث للأسماء الجغرافية من قبل الخبراء العرب